Referat – butiksgruppemøde d. 21. november 2011


1) Tilstede ved mødet

Mette, Martin, Tine og Christian

2) Opfølgning på sager

a) Medlemshåndbogen:

Er færdig inden jul – påbegyndes i midten af december. Mette er ansvarlig.

På kernegruppemødet blev der sat spørgsmålstegn ved relevansen af en medlemshåndbog. Butiksgruppen vil gerne have medlemshåndbogen ud, fordi det er godt for de medlemmer, der ikke er så meget med fødevarefællesskabet/har glemt nogle ting.
b) Kuldesikring:

Mette tager kontakt til de to frivillige vedrørende gulvliste til hoveddør og dør ind til det lille rum og laver en fast aftale.

Onsdag d. 7. december er der arbejdsdag kl. 09.00

3) Ansvarsfordeling af rutineopgaver

Den nuværende arbejdsfordeling er:

Tjekke mails: Martin

Vagtplanen: Tine

Kaffe/toiletpapir/poser osv. i butikken: Mette

Ordne dagsorden og sende den ud: Christian

Kontakt med udlejer: Martin

Kontakt til udlejer: Der skal bedes om kvitteringer for huslejen med tilbagevirkende kraft + han skal informeres om at vi fra oktober til februar bruger for 100 kr. strøm på radiatoren hver måned + at alle udgifter står i kontrakten: inklusivt/ekslusivt forbrug + øvrige arrangementer udover om onsdagen

4) Vagtplanen

Udfyldelse af novembervagtplanen gik godt.

Kernegruppen ønsker at få kontrolleret hvilke bestillingsaktive medlemmer, der ikke tager vagter og at Butiksgruppen tager kontakt til dem. Det gør vi, hvis udfyldelse af vagtplanen fremover ikke går nemt.

Stemningsvagt:Vagten skal præciseres. I travle perioder informerer man kun nye medlemmer. Te og kaffe laves først. I perioder hvor der ikke kommer mange rydder man op og holder stemningen. Mere fokus på information. Stemningsvagt kører skiltet ud.

Alle vagter og butiksgruppens side skal opdateres

Opdatering af vores side på wikien: Tine

Opdatering af vagter på wikien: Martin

5) Nyt nøglesystem

Nøglesystemet ændres: Stemningsvagten tager nøglen med hjem (eller hvis man bor langt væk, giver man den til en anden der bor mere centralt og informerer modtagevagten om det) og modtagevagten sørger for at hente den inden næste onsdag. Hvis der ikke er behov for modtagevagt, er det indkøbs ansvar at kontakte pakkevagten, om at han/hun skal hente nøglen i stedet – hvis indkøbsgruppen vil (Martin spørger dem til deres næste møde). Man kan kontakte en anden, hvis man har brug for en ekstranøgle udenfor åbningstid. Man kan også spørge i genbrugsbutikken og høre om de kan have en ekstra liggende. Christian og Tine spørger.

Nøglesystem træder i kraft efter nytår.


6) Praktiske opgaver indtil næste møde

Christian sender medlemshåndbog til Mette igen

Køb af flamingokasse: Tine

Mette tager kontakt til de to frivillige vedrørende at få lavet de to ting

Arbejdsdagsansvarlige: Tine og Christian

Opdatering af vores side på wikien: Tine

Opdatering af vagter på wikien: Martin

Kontakt til genbrugsbutik om nøgle: Tine og Christian

Kontakt til udlejer: Martin

Nyhedsmail om det nye nøglesystem: Tine

Byttemøbelsansvarlig: Mette

Kontakt til regnskab: Tine

Kontakt til indkøb vedr. at skrive til pakkevagter hvis ingen infovagt: Martin

7) Næste møde

Mandag d. 16. januar kl. 19.00

8) Evt.

Byttemøbel i butikken: Så medlemmer kan stille ting som de ikke vil have og andre kan tage det, hvis de har brug for det. Mette er ansvarlig